Eine aktuelle Analyse des Zentralinstituts für die kassenärztliche Versorgung (Zi) zeigt Unterschiede in der Nutzerzufriedenheit und Usability von Praxisverwaltungssystemen (PVS). Die Ergebnisse basieren auf über 10.000 Bewertungen von Ärzten und medizinischem Fachpersonal. Besonders im Fokus standen die Häufigkeit von Fehlersituationen und die Erfahrungen von Nutzern, die ihr PVS gewechselt haben.
Große Unterschiede in der Zufriedenheit
Laut der Untersuchung gibt es erhebliche Differenzen in der Zufriedenheit mit verschiedenen PVS. Während einige Systeme durch eine hohe Benutzerfreundlichkeit überzeugen, berichten Nutzer anderer Systeme über wiederkehrende Probleme. Besonders häufig genannte Probleme sind fehlerhafte Schnittstellen, lange Bearbeitungszeiten und Systemabstürze. Die Analyse zeigt, dass eine geringere Anzahl an Fehlersituationen mit einer besseren Gesamtbewertung des PVS korreliert.
Fehlersituationen beeinflussen den Praxisalltag
Die Untersuchung hebt hervor, dass die Verteilung von Fehlersituationen systemabhängig ist. Ein Chi-Quadrat-Test bestätigte, dass bestimmte PVS signifikant häufiger mit spezifischen Fehlermeldungen konfrontiert sind als andere. Hohe Fehlerraten führen nicht nur zu Frustration, sondern auch zu Verzögerungen im Praxisalltag und potenziellen Risiken für die Patientensicherheit.
Es wurden die folgenden 17 Fehlersituationen im Zusammenhang mit Praxisverwaltungssystemen (PVS) erfasst:
- Allgemeine PVS-Probleme
- PVS-Update-Probleme
- Betriebssystem-Update-Probleme
- Scannen/Drucken nicht möglich
- Probleme beim Ausstellen von Rezepten
- Fehler beim Auslesen der elektronischen Gesundheitskarte (eGK)
- Konnektorverbindungsprobleme
- Fehler bei der Erstellung der Abrechnung
- Probleme bei der Kodierung von Diagnosen
- Fehlfunktionen beim Signaturvorgang
- Probleme mit der Kalenderfunktion
- Fehlfunktionen bei der Online-Terminvergabe
- Störungen bei der Telematikinfrastruktur (TI) – elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)
- Fehlfunktionen beim elektronischen Rezept (eRezept)
- Probleme mit dem elektronischen Arztbrief (eArztbrief)
- Fehlfunktionen beim elektronischen Medikationsplan (eMP)
- Störungen beim Notfalldatenmanagement (NFDM)
Die Fehlersituationen betreffen zentrale Funktionen des PVS und der Telematikinfrastruktur und können erhebliche Auswirkungen auf die Abläufe in Arztpraxen haben.
Erfahrungen von PVS-Wechslern
Ein weiterer Aspekt der Studie sind die Erfahrungen von Nutzern, die ihr PVS gewechselt haben. Es gaben 86 % der Befragten an, dass sich der Wechsel positiv auf ihre Arbeit ausgewirkt habe. Die Mehrheit berichtete, dass sich die Arbeitsabläufe verbessert hätten, die Bearbeitungszeiten kürzer und die Nutzung der Software effizienter sei.
Knapp drei Viertel der Befragten bewerteten die angebotenen Trainings- und Umschulungsmaßnahmen als angemessen. Auch die Datenübertragung wurde in 72,4 % der Fälle als mit vertretbarem Aufwand machbar eingeschätzt, jedoch verlief die Migration nicht immer reibungslos. Die Wechselkosten wurden oft kritisch gesehen. Lediglich etwas mehr als die Hälfte der Befragten empfand sie als angemessen.
Transparenz erforderlich
Die Studie macht deutlich, dass die Wahl eines geeigneten PVS einen erheblichen Einfluss auf die Effizienz und Zufriedenheit im Praxisalltag hat. Um langfristige Verbesserungen zu erzielen, sind transparente Informationen über Fehlerraten und Nutzererfahrungen wünschenswert. Gleichzeitig sollten Softwareanbieter verstärkt an der Optimierung ihrer Systeme arbeiten, um die Usability weiter zu verbessern und die Zahl der Fehlersituationen zu reduzieren.
Über die Studie
Die Analyse basiert auf den Daten von Teilnehmenden einer Online-Umfrage im März/April 2024. Zudem wurden Personen befragt, die kürzlich ihr PVS gewechselt hatten, um deren Einschätzungen zum Wechselprozess einzuholen. Insgesamt flossen 10.245 Bewertungen in die Analyse ein.
Die Kassenärztliche Vereinigung Nordrhein stellte ergänzend Daten zur Bearbeitungsdauer und zur Anzahl der erforderlichen Klicks in verschiedenen PVS bereit. Im Rahmen einer Feldstichprobe wurden 32 praxisrelevante Vorgänge in 22 teilnehmenden Praxen analysiert. Neutrale Beobachter erfassten dabei mehrfach die benötigte Klickanzahl sowie die Bearbeitungszeit in Sekunden. Insgesamt gingen 5.874 Messungen aus elf unterschiedlichen PVS in die Auswertung ein.
