KIM ist der besonders gesicherte E-Mail-Dienst für das Gesundheitswesen. Fast alle Praxen nutzen ihn inzwischen, allerdings bislang vor allem dazu, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen elektronisch an die Krankenkassen zu übermitteln. Doch das System kann deutlich mehr. Ärzte und Psychotherapeuten können darüber auch sicher, verschlüsselt und datenschutzkonform miteinander kommunizieren, etwa um elektronische Arztbriefe auszutauschen. Je nach Praxisverwaltungssystem sind zudem einfache elektronische Nachrichten möglich. Auch die elektronische Ersatzbescheinigung für Patienten läuft über KIM.
Mehrere KIM-Adressen pro Praxis möglich
In der Regel verfügt eine Praxis über eine KIM-Adresse, die mit dem Praxisausweis (SMC-B) verknüpft ist. Die eingehenden Nachrichten werden häufig von den Medizinischen Fachangestellten bearbeitet und intern verteilt. Gerade in großen Gemeinschaftspraxen oder Medizinischen Versorgungszentren kann das jedoch aufwendig sein.
Hier kann es sinnvoll sein, zusätzliche praxisbezogene KIM-Adressen einzurichten. Theoretisch sind zu einer Praxisadresse bis zu 999 weitere möglich. Die eingehende Post landet dann automatisch im jeweils zugeordneten Postfach, etwa beim Hausarzt oder Gynäkologen. Auf diese Postfächer haben alle Mitarbeitenden der Praxis Zugriff, sodass wichtige Informationen schnell gesichtet werden können.
Individuelle KIM-Adressen: direkt, aber unflexibel
Alternativ können Ärzte und Psychotherapeuten eine individuelle KIM-Adresse nutzen. Diese ist personenbezogen, nur der jeweilige Inhaber hat Zugriff auf das Postfach. Die Verschlüsselung erfolgt über den Heilberufsausweis. Der Nachteil ist, dass Mails nur geöffnet werden können, wenn der Ausweis im Kartenterminal steckt. Bei Urlaub oder Abwesenheit kann niemand anderes die Post einsehen und wichtige Unterlagen können dann liegen bleiben. Zudem sind individuelle KIM-Adressen im Verzeichnisdienst nicht unter der Praxis, sondern unter dem Namen des Arztes oder Psychotherapeuten hinterlegt. Das kann die Auffindbarkeit erschweren.
Verzeichnisdienst und Kollegensuche
Im zentralen Verzeichnisdienst der Telematikinfrastruktur sind derzeit rund 300.000 KIM-Adressen gespeichert, darunter die von Praxen, Krankenhäusern, Apotheken, Pflegeeinrichtungen, Krankenkassen und Kassenärztlichen Vereinigungen. Es kann nach Postleitzahl, Straße oder Namen gesucht werden. Wie komfortabel das funktioniert, hängt vom jeweiligen Praxisverwaltungssystem ab. Zusätzlich sind praxisbezogene KIM-Adressen in der Kollegensuche enthalten. Diese KBV-Anwendung im Sicheren Netz der KVen richtet sich ausschließlich an Praxen. Angezeigt werden dort immer die KIM-Adressen der Betriebsstätte. Gibt es mehrere, werden alle aufgeführt. Individuelle KIM-Adressen erscheinen hier nicht.
Adressbuch im Praxisverwaltungssystem
Um Zeit zu sparen, empfiehlt es sich, häufig genutzte KIM-Adressen in einem eigenen Adressbuch im Praxisverwaltungssystem zu hinterlegen. So lassen sich Arztbriefe oder Nachrichten schnell versenden, ohne jedes Mal im Verzeichnisdienst suchen zu müssen. Allerdings unterstützen nicht alle PVS diese Funktion.
Damit Kollegen die richtige Adresse finden, sollte die KIM-Adresse genauso selbstverständlich kommuniziert werden wie eine herkömmliche E-Mail-Adresse. Ein Platz auf Briefkopf, Visitenkarte, Praxiswebseite, Arztbriefen oder Befunden bietet sich an.
Auch die Wahl eines klaren und eindeutigen Namens hilft. Die Grundstruktur lautet stets XVZ@anbieter.kim.telematik.
Adressdaten regelmäßig prüfen
Es lohnt sich, die eigenen Einträge im Verzeichnisdienst zu kontrollieren. Fehlerhafte Angaben erschweren die Suche und können die Kommunikation verzögern. Änderungen an praxisbezogenen KIM-Adressen erfolgen über die zuständige Kassenärztliche Vereinigung, bei individuellen Adressen über die jeweilige Ärzte- oder Psychotherapeutenkammer. Das liegt daran, dass Praxisadressen an den Praxisausweis gekoppelt sind, individuelle Adressen hingegen an den Heilberufsausweis gekoppelt sind.
KIM-Dienst der KBV
Mit kv.dox stellt die KBV einen eigenen KIM-Dienst für Vertragsärzte, Vertragspsychotherapeuten und Kassenärztliche Vereinigungen bereit. Er ist mit allen Praxisverwaltungssystemen und eHealth-Konnektoren kompatibel und ermöglicht die Kommunikation mit allen KIM-Nutzern unabhängig vom jeweiligen Anbieter.
