Die Unzufriedenheit mit Praxisverwaltungssystemen (PVS) ist in deutschen Arzt- und Psychotherapiepraxen weiterhin hoch. Das zeigen die Ergebnisse des aktuellen PVS-Monitorings 2025, die das Zentralinstitut für die kassenärztliche Versorgung (Zi) veröffentlicht hat. Mangelnde Nutzerfreundlichkeit, steigende Kosten und eine hohe Fehleranfälligkeit erweisen sich erneut als Belastungsfaktoren.
Nachdenken über Wechsel
Derzeit möchte jede dritte Arzt- und Psychotherapiepraxis ihr Praxisverwaltungssystem wechseln. Als wichtigste Gründe nennen die Befragten eine unzureichende Nutzerfreundlichkeit sowie zu hoch empfundene Lizenzgebühren. Unzureichender Kundensupport ist für 52 % ein Wechselmotiv, versteckte Preissteigerungen und hohe Wartungskosten werden jeweils von 46 % genannt. Dennoch ist die Wechselbereitschaft im Vergleich zur Vorjahresbefragung gesunken. Das führt das Zi vor allem auf hohe Wechselbarrieren zurück.
Hohe Fehleranfälligkeit bei TI-Anwendungen
Besonders kritisch bewerten die Praxen die Fehlerhäufigkeit zentraler digitaler Prozesse. So berichten 82 % der Befragten von regelmäßigen Problemen beim Einlesen der elektronischen Gesundheitskarte. Auch der Verbindungsaufbau zur Telematikinfrastruktur ist in vielen Praxen störanfällig: Über 81 % geben hier häufige Fehler an. Weitere TI-Anwendungen schneiden ebenfalls schlecht ab, etwa das elektronische Rezept. Mehr als 71 % klagen über regelmäßig auftretende Schwierigkeiten bei der eRezept-Erstellung.
Zwar stuften die Nutzer fünf Praxisverwaltungssysteme hinsichtlich der Benutzerfreundlichkeit als exzellent ein, insgesamt würden jedoch 18 der 32 meistgenutzten Systeme nicht weiterempfohlen. Die Rangfolge der einzelnen PVS erweist sich dabei als stabil. Systeme, die bereits in der Vorjahreserhebung schlecht bewertet wurden, schneiden auch 2025 überwiegend schlecht ab. Umgekehrt bestätigen sich positive Bewertungen ebenfalls über die Zeit hinweg.
Breite Datengrundlage
Grundlage der Ergebnisse ist eine bundesweite Online-Befragung, die vom 2. Mai bis zum 10. Juni 2025 durchgeführt wurde. Eingeladen waren 95.036 Praxisinhaber sowie Leitungen von Medizinischen Versorgungszentren (MVZ). Insgesamt beteiligten sich 3.205 Personen an der Erhebung, für 3.191 Praxen lagen valide Angaben zum eingesetzten PVS vor. Damit beträgt die Rücklaufquote 3,4 %. In die Analyse einbezogen wurden 32 Systeme, die zusammen einen Marktanteil von 77,4 % abdecken und für die mindestens sechs unabhängige Bewertungen vorlagen.
Praxissoftware als Schlüssel für die Versorgung
Zi-Vorstandsvorsitzender Dr. Dominik von Stillfried unterstreicht die Bedeutung leistungsfähiger Praxissoftware für die ambulante Versorgung. Ohne funktionierende IT-Systeme komme der Praxisbetrieb schnell zum Erliegen. Umgekehrt könne gut bedienbare Software Arbeitsabläufe erleichtern, Frustration reduzieren und mehr Zeit für die medizinische Versorgung der Patienten schaffen. Zudem könne sie die Behandlungsqualität unterstützen, indem relevante Informationen schnell verfügbar seien und effizient in ärztliche Entscheidungen einflössen.
Datenmigration meist weniger problematisch als befürchtet
Für Praxen, die einen Wechsel erwägen, sieht von Stillfried im Zi-Monitoring eine verlässliche Entscheidungshilfe. Für den deutlichen Rückgang der Wechselbereitschaft spielen nach Einschätzung befürchtete Probleme bei der Datenmigration, hohe Wechselkosten und organisatorische Herausforderungen eine Rolle. Die Erfahrungen von Praxen mit PVS-Wechsel relativieren diese Sorgen teilweise. In der Mehrheit der Fälle verlief die Datenmigration ohne Datenverlust und mit angemessenem Aufwand. Zwar ist der Anteil derjenigen, die nach dem Wechsel von deutlichen Verbesserungen berichten, gegenüber dem Vorjahr gesunken, liegt aber weiterhin auf hohem Niveau.
Digitalisierung bleibt Belastung statt Entlastung
Das Monitoring macht aber auch die systematischen Schwächen im Bereich der Telematikinfrastruktur deutlich. Die hohe Fehleranfälligkeit von TI-Anwendungen stellt einen Belastungsfaktor im Praxisalltag dar und betrifft auch insgesamt gut bewertete Praxisverwaltungssysteme. Ein reiner Softwarewechsel reicht daher häufig nicht aus. Neben den Anbietern seien auch die politischen und technischen Rahmenbedingungen zu überprüfen, um flächendeckende Verbesserungen zu erreichen.
Forderung nach Förderung von PVS-Wechseln
Der Umstieg auf leistungsfähigere Systeme sei für Praxen mit Zeit-, Kosten- und Organisationsaufwand verbunden und gehe in der Übergangsphase häufig mit Einschränkungen der Patientenversorgung einher. Da funktionsfähige Praxissoftware eine Grundvoraussetzung für eine verlässliche ambulante Versorgung darstellt, spricht sich von Stillfried dafür aus, dass Wechsel zu qualitativ hochwertigen Systemen künftig gezielt unterstützt werden sollte.
