Mit dem Start des bundesweiten E-Rezept-Rollouts in Apotheken häufen sich die Fragen in Bezug auf den Umgang mit Sonderfällen bei elektronischen Verordnungen. Auf der expopharm 2022 klärten verschiedene Experten darüber auf, wie mit den Sammelcodes umzugehen ist, welche Fehler Apotheken heilen können, was bei Änderungen zu beachten ist und welche Besonderheiten bei technischen Ausfällen berücksichtigt werden sollten.
Sammelcode und einzelne Token
Ein E-Rezept kann auf verschiedenen Wegen in die Apotheke gelangen: über die E-Rezept-App der gematik oder vergleichbare Anwendungen, Portale, den TI-Nachrichtendienst KIM, über den Papierausdruck des Tokens oder künftig auch über die Gesundheitskarte. Ein Rezept kann bis zu drei Einzelverordnungen enthalten, die zu einem Sammelcode zusammengefasst werden. Anders als bei den bekannten Muster-16-Formularen dürfen bei E-Rezepten einzelne Verordnungszeilen beliefert werden, da sie jeweils einen eigenen Token besitzen und einen eigenen Rezeptdatensatz darstellen.
E-Rezept zurückgeben oder löschen
Ist eine Rezeptzeile beispielsweise nicht vorrätig, kann sie zurückgegeben werden und steht auf dem TI-Server somit wieder für andere Apotheken zur Verfügung. Soll eine Rezeptzeile gar nicht mehr beliefert werden, kann das zugehörige (Teil-)E-Rezept gelöscht werden.
Token nicht teilbar
Die einzelnen Token sind jedoch nicht teilbar. Das bedeutet, dass beispielsweise bei einer Verordnung von zwei N3-Packungen, von der nur eine vorrätig ist, entweder gestückelt oder nachbestellt werden muss. Es ist nicht zulässig nur eine Packung zu beliefern.
Änderung der Verordnung
Welche Korrekturen und Ergänzungen Apotheken bei elektronischen Verordnungen vornehmen dürfen, ist in der Technischen Anlage 7 zur Arzneimittelabrechnungsvereinbarung gemäß § 300 Abs. 3 SGB V geregelt. Hier wurden 12 Korrekturschlüssel definiert, die im Wesentlichen die bisher möglichen Korrekturen auf Muster-16-Rezepten abbilden. Es gibt außerdem einen Schlüssel für ein Freitextfeld, in dem beispielsweise Bemerkungen zu pharmazeutischen Bedenken oder Nichtverfügbarkeiten eingetragen werden können.
Änderung der Patientendaten
Patientendaten wie der Zuzahlungsstatus, aber auch eine neue Wohnadresse und Krankenkasse können in der Apotheke bearbeitet werden. Hierdurch sind die Stammdaten nicht nur abhängig von der Quartalskontrolle in den Arztpraxen.
Signatur mit Institutionskarte oder HBA?
Grundsätzlich gilt, dass nach §17 Abs. 5 Apothekenbetriebsordnung (ApBetrO) eine Signatur mit einem Heilberufsausweis (HBA) durch einen Apotheker immer dann nötig ist, wenn die ursprüngliche Verordnung geändert wird. Da die Änderungen im Abgabedatensatz erfolgen, ist das Generieren der Quittung für das jeweilige E-Rezept auch ohne qualifizierte Signatur mittels HBA möglich. Das bedeute, das auch pharmazeutisch-technische Angestellte eine Rezeptänderungen vornehmen können, erklärte Dr. Juliane Kresser, Referentin der Geschäftsführung bei CGM LAUER. Diese muss aber spätestens bei der Rezeptkontrolle von einem Apotheker mit HBA und PIN freigegeben werden. Hierbei kann eine sogenannte Stapelsignatur genutzt werden, die es ermöglicht bis zu 250 Rezepte auf einmal zu signieren. Anschließend können die Abgabedatensätze an das jeweilige Apothekenrechenzentrum übertragen werden.
Anpassungen der Patientendaten, wie des Zuzahlungsstatus gelten nicht als Änderungen der Verordnung. Hier ist folglich eine einfache Signatur mit der Institutionskarte (SMC-B) ausreichend. In der Regel werde aber auch von den Warenwirtschaftssystemen oder Rechenzentren angezeigt, welche Art der Signatur für ein vorliegendes Rezept nötig ist, so Carlos Thees, Client Liaison Manager bei Noventi Health SE.
Bis wann sind qualifizierte Signaturen und Änderungen möglich?
Die Quittung, die zur Abrechnung notwendig ist, muss innerhalb von 24 Stunden nach der Belieferung erstellt werden. Eine qualifizierte Signatur bei Änderung des Abgabedatensatzes des E-Rezeptes muss ebenso bis zum Ende des nächsten Tages erfolgen.
Bevor der Abgabedatensatz an das jeweilige Apothekenrechenzentrum übertragen wird, kann dieser noch einmal geprüft werden. Meldet das Rechenzentrum einen Fehler, kann das eingereichte E-Rezept in der Kasse korrigiert und erneut zur Abrechnung geschickt werden. Änderungen sind in der Regel bis zum Abschluss der Abrechnung am Anfang des Folgemonats möglich.
Umgang mit technischen Ausfällen
Dass die Bearbeitung von E-Rezepten einmal nicht möglich ist, kann verschiedene Gründe haben. Handelt es sich um einen Ausfall von bis zu 30 Minuten empfiehlt Kresser den Patienten zu vertrösten. Bei längeren Ausfällen sei es sinnvoller den Patienten zum Arzt zurückzuschicken, um sich ein Papierrezept ausstellen zu lassen. Bei Ausfällen der TI muss auf die Behebung durch die gematik gewartet werden, anderen Ausfällen kann mit technischen Hilfsmitteln (teilweise) vorgebeugt werden.
Stromausfall
Um für einen Stromausfall gerüstet zu sein, rät Kresser zu zwei redundanten Netzteilen, die an unterschiedliche Sicherungskreise angeschlossen sind. Eine USV-Vorschaltung (unterbrechungsfreie Stromversorgung) schützt vor Stromausfällen und Überspannungen bei Server, Router, Switch und Konnektor. Diese ist in den meisten Apotheken bereits vorhanden.
Internetausfall
Fällt das Internet aus, ist der Provider für die Behebung zuständig. Möglich ist es, eine zweite Internetleitung am Router (LTE Modem inkl. Monitoring) anzuschließen. Hierbei wird die Verbindung kontinuierlich überprüft und der Router wechselt bei einem Ausfall automatisch auf die zweite Internetleitung.
Konnektorausfall
Bei einem Konnektorausfall empfiehlt sich laut Kresser ein zweiter Konnektor in der eigenen oder einer Parnterapotheke oder der Cloud (TI as a Service, TIaaS). Bei TIaaS befindet sich der Konnektor in einem Rechenzentrum und wird dort gewartet. Bei technischen Problemen können diese sofort durch ein redundantes Gerät kompensiert werden.
Versicherungsschutz
Ein weiterer Aspekt, den Apotheken im Zusammenhang mit Ausfällen berücksichtigen sollten, ist der Versicherungsschutz. Wird das E-Rezept vom TI-Fachdienst abgerufen, sind die Daten zu diesem Zeitpunkt nur in der Apotheke vorhanden. Aus diesem Grund empfiehlt Thees ist eine zusätzliche Sicherung über eine Cloud sowie einen Schutz gegen Cyber-Risiken.
