Dokumentation des BtM-Bestandes
Die Nachweisführung über Bestand und Verbleib von Betäubungsmitteln richtet sich nach den §§ 13 und 14 der Betäubungsmittel-Verschreibungsverordnung (BtMVV). Die Dokumentation ist unverzüglich nach jeder Bestandsänderung vorzunehmen und für jedes Betäubungsmittel getrennt zu führen. Sämtliche Zu- und Abgänge sowie der jeweils aktuelle Bestand sind vollständig zu erfassen. Ziel ist eine jederzeit nachvollziehbare und lückenlose Dokumentation des gesamten Verbleibs der Betäubungsmittel.
Form der Nachweisführung
Die Nachweisführung muss inhaltlich dem amtlichen Formblatt gemäß § 13 BtMVV entsprechen.
Zulässige Formen der Dokumentation sind:
- Betäubungsmittelbücher mit fortlaufend nummerierten Seiten
- Karteikarten
- elektronische Dokumentationssysteme
Bei elektronischer Dokumentation muss jederzeit ein Ausdruck möglich sein, der dem Aufbau und Inhalt des amtlichen Formblatts entspricht.
Verwendung von Karteikarten und Vordrucken
Für die BtM-Dokumentation werden amtliche Formblätter verwendet, die den Vorgaben der Betäubungsmittel-Verschreibungsverordnung entsprechen. Diese umfassen insbesondere BtM-Karteikarten und Betäubungsmittelbücher, die eine strukturierte und nachvollziehbare Nachweisführung ermöglichen. Amtliche Formblätter werden durch das Bundesinstitut für Arzneimittel und Medizinprodukte (BfArM), Bundesopiumstelle, vorgegeben und sind in der Praxis insbesondere über den Bundesanzeiger Verlag erhältlich. Darüber hinaus werden in Praxis- und Apothekensoftware sowie in Schulungs- und Lehrmaterialien Vorlagen bereitgestellt, die die Struktur der amtlichen Formblätter abbilden und als Arbeitshilfe genutzt werden können. Voraussetzung ist stets, dass die Dokumentation inhaltlich den Vorgaben der BtMVV entspricht und jederzeit prüffähig ist.
Inhalt der Dokumentation
Die Dokumentation muss die in § 14 BtMVV vorgeschriebenen Angaben enthalten. Hierzu gehören insbesondere:
- Bezeichnung des Betäubungsmittels
- Datum der Bestandsveränderung
- Zu- und Abgänge
- Herkunft oder Verbleib
- jeweils aktueller Bestand
Die Eintragungen müssen so erfolgen, dass jede Bestandsänderung jederzeit nachvollzogen werden kann.
Prüfung und Aufbewahrung
Die Eintragungen über Zu- und Abgänge sowie die Bestände der Betäubungsmittel sind am Ende eines jeden Kalendermonats mit dem tatsächlichen Bestand abzugleichen. Die monatliche Bestandsprüfung ist zu dokumentieren und mit Datum sowie Namenszeichen zu bestätigen. Bei elektronischer Dokumentation ist die Prüfung auf Grundlage der zum Monatsende erzeugten Ausdrucke durchzuführen. Diese Ausdrucke sind Bestandteil der BtM-Dokumentation und entsprechend aufzubewahren. Abweichungen zwischen dokumentiertem und tatsächlichem Bestand sind unverzüglich aufzuklären und zu dokumentieren. Die Nachweise über den Verbleib von Betäubungsmitteln (Betäubungsmittelbücher, Karteikarten oder elektronische Ausdrucke) sind mindestens drei Jahre nach der letzten Eintragung aufzubewahren.
Kontrollen
Die Einhaltung der Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten kann durch die zuständigen Überwachungsbehörden der Länder überprüft werden. Dies betrifft Einrichtungen im ambulanten und stationären Bereich sowie Apotheken im Rahmen gesetzlicher Kontrollen. Im Rahmen ihrer Zuständigkeiten kann zudem die Bundesopiumstelle beim Bundesinstitut für Arzneimittel und Medizinprodukte (BfArM) eingebunden sein.
